En el reglamento de la Junta Directiva y de los Comités de la Junta, EPM tiene claramente definido el procedimiento que debe seguir cada uno de los miembros de la Junta Directiva y de sus Comités al momento de identificar en el orden del día un determinado tema que puede representarle la configuración de un conflicto de interés. Dicho procedimiento consiste en el retiro transitorio del miembro de la Junta o del Comité mientras se debate el tema. Adicionalmente se indica en los reglamentos que la duda sobre la configuración del conflicto de intereses no exime al miembro de la Junta Directiva o del Comité de abstenerse de participar en la decisión respectiva. De otro lado, cuando el conflicto tenga carácter permanente, y ello le impida al miembro de la Junta Directiva ejercer con independencia sus funciones, este deberá renunciar.
La Junta Directiva expidió el “Manual de conflictos de intereses y tratamiento de decisiones en interés de Grupo”, mediante el Decreto No. 390 del 24 de noviembre de 2015, que constituye el anexo No. 8 del Código de Gobierno Corporativo. Este Manual prevé el procedimiento que debe surtirse cuando en el desarrollo de las relaciones entre la Matriz del Grupo EPM y las empresas subordinadas, se presente una situación de desacuerdo con el interés del Grupo. El procedimiento señalado consulta el Acuerdo de Gobierno celebrado entre las empresas del Grupo EPM, los acuerdos de accionistas celebrados, así como el modelo de gobierno definido para cada una de las empresas subordinadas. Además, señala las actuaciones que le corresponden en cada caso a la Junta Directiva de la empresa subordinada, al Comité de Dirección de la matriz y a la Junta Directiva de la misma y sus respectivos Comités.
En materia de conflicto de intereses, durante el año 2015 se presentó lo siguiente:
- El Presidente de la Junta Directiva, señor Aníbal Gaviria Correa, manifestó tener un conflicto de intereses y se abstuvo de participar en la decisión del cuerpo colegiado con respecto a la participación de EPM en la Sociedad MEI–Proyecto Parques del Río Medellín-, constituida con Interconexión Eléctrica S.A., Metro de Medellín y Municipio de Medellín, para la construcción, operación, administración y sostenimiento del proyecto Parques del Río Medellín.
- Adicionalmente, por solicitud del señor Andrés Bernal Correa, la Junta Directiva analizó la posibilidad de que pudiera estar incurso en un conflicto de intereses con ocasión del análisis para decidir la adquisición de un amparo con cobertura de riesgo climático; caso en el cual la Junta Directiva concluyó que en este caso no se configuraba un conflicto de intereses en EPM.