Uno de los principales logros durante el 2015 fue la adquisición del servicio en la nube de la solución Ariba, que forma parte del portafolio para soportar las compras estratégicas del Grupo EPM y se inició con la implementación de los módulos de Sourcing, Contract, SIPM, Spend Visibility. En 2016 se implementará el módulo de P2O y en 2017 el módulo de Ariba Network. “Ariba es un sistema de información, para apalancar la documentación y carga de las necesidades de las áreas requirentes, documentar el desarrollo de las categorías y presentar la estrategia, administrar la relación con los proveedores, generar los documentos del contrato, lanzar los eventos a los proveedores y recibir las respuestas a los eventos generados por la Cadena. Es un sistema que permite el trabajo colaborativo y la interacción entre los funcionarios que participan en los proyectos de sourcing (requirente, planeador, gestores de categorías, negociadores, soporte jurídico, administradores de contratos y proveedores) con el fin de apalancar una cadena de suministro a la vanguardia de la evolución del mundo.”
Además se aprobó la política de Cadena de suministro en las filiales nacionales, tanto de aguas como energía, e igualmente la normatividad para la contratación quedo aprobada para EPM y las filiales.
Se aprobaron las guías de abastecimiento estratégico y evaluación de desempeño y se redefinieron las categorías priorizadas y sus respectivos cronogramas. Igualmente se fortalecieron las capacidades del personal de la Cadena de suministro, mediante un diplomado y se centralizó el proceso de Administración de contratos.
Finalmente, el proceso de Reabastecimiento quedó listo para entregar a la operación y fueron diseñados los procesos de la Cadena de suministro.
Gestión de Proveedores y Contratistas
Como parte del mejoramiento del desempeño de los proveedores y de la satisfacción de los mismos en su relacionamiento con el Grupo EPM, se trabajó en los siguientes aspectos:
Proceso Gestión de Proveedores
- Metodología de Desarrollo de Proveedores con el acompañamiento de la firma Renault Consulting. Piloto con la participación de 14 proveedores.
- Se avanzó en la definición del proceso de precalificación y clasificación de proveedores.
Desarrollo de proveedores
- Se diseñó el modelo de Desarrollo de Proveedores.
- Se trabajó con 14 proveedores, y con 9 proveedores se trabaja en implementación de acciones de mejoramiento.
- Se inició el convenio para formación de linieros para torres de transmisión. A la fecha se han formado 24 técnicos.
Evaluación del desempeño contratistas
- Se aprobó e implementó la Guía de Evaluación de desempeño.
- Se realizó 6 sesiones de capacitación con una asistencia de 130 funcionarios aproximadamente.
- Se automatizó en el sistema NEON la plantilla para la evaluación de desempeño.
- Se realizaron un total 49 evaluaciones.