Para el 2015 se generaron Beneficios por COP 159,828 millones, a través del desarrollo de los proyectos, se muestra grandes avances y logros a la fecha; en la Cadena de Suministro se capturaron sinergias acumuladas para los años (2014 -2015) por valor de COP COP 95,829 millones de pesos provenientes de compras conjuntas de Grupo y la gestión logística. Así mismo se entregó a operación el proceso de reabastecimiento, lo que permite mejorar eficiencias en el manejo de materiales, se inició la centralización de la administración del modelo de contratos y se adquirió la herramienta para soportar el proceso de compras de principio a fin; adicionalmente, se entregó la normatividad de Cadena de Suministro y se replicó en las filiales, lo que abre grandes posibilidades y genera mayores flexibilidades en la contratación. Se generaron ahorros por COP 295 millones de pesos, a través de la optimización de la malla de almacenes, se desarrollaron 24 categorías de contratos claves para la captura de sinergias y se optimizaron los pliegos modelo en contrataciones.
Con la puesta en marcha del Centro de Servicios Compartidos Grupo EPM, se entregan 7 servicios operando para el Grupo, así como el aumento en la efectividad de los pagos (10-12% por mes) y las mejoras en los niveles de atención de la mesa de TI que incrementa de un 59% a un 80% el crecimiento de la atención telefónica (más del 90%), y la disminución en los tiempos para la gestión de matrícula de terceros (de 5 a 2 días). Con la operación de los servicios atendidos por el Centro de Servicios, al mes de agosto se alcanzaron los siguiente hitos: recursos pagados por COP 14.36 billones, un total de 112,397 operaciones de pago, 137,019 cotejos atendidos, 19,830 proveedores atendidos, más de 4,800 viajes atendidos, 4 contratos de ofimática unificados y más de 500 gestiones de matrícula de terceros.
Dentro del proyecto Productividad en Campo se implementaron pilotos en los negocios de Gas, Transmisión y Distribución, Provisión de Aguas y Aguas Residuales, que han generado una captura de beneficios estimada en COP 25,559 millones a nivel nacional, derivados de mejoras en diferentes aspectos de la operación tales como: una mejor tecnología para operaciones en campo, con dotación de nuevas terminales móviles para más de 90 cuadrillas, lo que facilita una captura de información en línea; una mayor rapidez en cierre de órdenes de trabajo, pasando de 9 días a 4 días, menores visitas fallidas, pasando de un 25% a un 14% sobre el total de órdenes de trabajo atendidas, incremento en la eficiencia de las cuadrillas, con cambios de un 15% a un 34% en el Factor de Utilización de Mano de Obra (FUMO), unificación de contratos de 25 a 9 con reconfiguración de precios unitarios, nuevas rutinas de mantenimiento y priorización de trabajos, entre otros.
En Gestión de Activos se generaron beneficios superiores a los COP 4,049 millones a través de la aplicación de diferentes prácticas. Se realizó el diagnóstico de madurez en el Grupo EPM y se definieron: la hoja de ruta para lograr el nivel óptimo, la taxonomía de activos, la política de gestión y los criterios a tener en cuenta en formulaciones de proyectos de infraestructura.
Desde el proyecto ADN se integraron las estructuras administrativas con filiales nacionales, incluyendo Emvarias, y se definió el acuerdo de gobierno con filiales nacionales e internacionales. Igualmente se implementaron comités estratégicos, tácticos y operativos con alcance nacional, el Acuerdo de Gobierno, el modelo de transacciones intragrupo y las actas correspondientes.
De otro lado, se implementó la simplificación de la estructura de cargos profesionales, tecnólogos, técnicos, auxiliares y de la curva de sostenimiento de EPM, pasando de 207 a 126 cargos, con el fin de facilitar la movilidad interna del personal. Como consecuencia de este ajuste, se mejoraron las condiciones salariales para 363 servidores, lo cual representó para ellos un mayor valor anual en la nómina de COP 3,140´381,859 (Incluyendo factor prestacional). Igualmente, se recomendó y ejecutó la contratación interna (“insourcing”) de actividades de montajes, operación de centros de control, ventas de gas a nivel regional y mantenimiento de las centrales de generación que venían ejecutándose a través de terceros (“outsourcing”), al ser consideradas como actividades nucleares (“core”) de la operación del negocio, con lo cual se autorizó el ingreso de 311 nuevos servidores a la planta de EPM.
En cuanto a la implementación del modelo de arquitectura empresarial, se definió un marco estándar para el Grupo EPM, el modelo de procesos de alto nivel, el modelo de gobierno y la herramienta (MEGA) como solución de TI, para habilitar el modelo de arquitectura empresarial para todo el Grupo EPM.
El proyecto de Optimización de la Función Financiera, por su parte, implementó los procesos de Gestión integral de riesgos (con su herramienta informática Kairos), Gestión de la información financiera de activos, Gestión recaudo, Cuentas por pagar, Gestión cartera y Gestión contable con alcance de Grupo. Adicionalmente, se aprobó el nuevo comité de contratación y el equipo que acompañará y apoyará el control financiero en EPM, así como el ajuste al decreto de delegaciones y lineamientos de contratación.
En la Función Comercial se realizó el diseño de los procesos Planeación, Facturación, Mercadeo y Ventas, y se estructuraron e implementaron procesos de segmentación, ofertas de valor, fidelización, estrategia y planificación comercial en el Grupo.
En Desarrollo Humano y Capacidades Organizacionales se presentan logros relevantes en el mapeo del talento humano, base para el desarrollo del mismo, así como el rediseño de los procesos de Gestión del aprendizaje, Selección del talento humano, Gestión de nómina, Gestión de beneficios, Gestión de demanda y portafolio de TI, así como la implementación de los procesos de Cambio y cultura y Gestión del desempeño. Adicionalmente, se implementaron las comunicaciones unificadas en las filiales ESSA y EDEQ, el servicio de reuniones virtuales en el Grupo a nivel nacional en EPM, ESSA, CHEC, EDEQ y CENS, y servicios de coautoría y almacenamiento virtual.
Por otro lado, se definió el marco de trabajo para la gestión de información en el Grupo, el modelo de gobierno, las políticas y métricas asociadas, así como la implementación de un piloto de gestión de información en la Cadena de Suministros y la configuración de un MDM (administración de datos maestros) para la gestión de datos de proveedores.
Se desarrolló el ciclo de Planeación Integrada para el Grupo, con la entrega y aprobación del Plan de Negocios del 2015, y se avanzó en el acondicionamiento de Quickscore y Clik View como herramientas para la gestión y visualización de indicadores del Cuadro de Mando Integral y Project Server para la administración de proyectos. Adicionalmente, por medio del proyecto Presupuesto Base Cero, se diseñaron herramientas para facilitar el proceso de presupuesto y se implementaron algunas iniciativas de ahorro asociadas a capacitaciones, tiquetes, merchandising, suministros informáticos, y suscripciones.
Finalmente, como parte del proyecto de Fidelización, se definió la estrategia de reconocimiento y lealtad para el Grupo EPM, basada en cuatro elementos: puntos, crédito, educación y actividades. Adicionalmente, se realizó el lanzamiento exitoso del programa de reconocimiento y lealtad Somos para los Usuarios del Grupo EPM a nivel nacional, que a la fecha ya superaba los 472,000 usuarios inscritos, además de haber consolidado una importante alianza con el Metro de Medellín para el desarrollo de la tarjeta ciudadana Somos Cívica y sumarse a almacenes Éxito como un aliado estratégico clave.
Los retos planteados en los diferentes proyectos continúan con la entrada en operación de diferentes herramientas informáticas que fortalecerán los diferentes procesos en transformación, entre las que se encuentran: el BPMS (suite de administración de procesos de negocio) que fortalecerá los flujos de los procesos actuales y futuros del Centro de Servicios Compartidos Servicios Grupo EPM, el SRM (administración de compras) para fortalecer la cadena de suministro, el CIS (sistema de información del cliente) para fortalecer las relaciones con nuestros usuarios, el EAM (administración de activos de la compañía) para soportar los procesos de gestión de activos, el FSM (administración de servicios de campo) para mejorar la eficiencia de servicios de mantenimiento e instalación, entre otros, y el HCM (administración de talento humano) para fortalecer la función de Desarrollo Humano.
Renovación interior del Edificio EPM
Gracias a la ejecución del Proyecto Renovación del Edificio se adecuó toda el área del piso 4, que incluyó retiro de vidrieras del vacío central, construcción de balcones, reforma de zonas húmedas, nuevas áreas colaborativas y montaje del mobiliario con su respectiva señalética en el piso, además se modernizaron en el piso los sistemas de aire acondicionado, eléctricos, iluminación de emergencia, voz, cableado estructurado, detección de incendios, audiovisual y sonido.
La importancia de este proceso de transformación deja sentadas las bases para continuar con el proceso de consolidación de EPM como grupo empresarial; así mismo, permite seguir en la búsqueda de una mayor competitividad y facilita el crecimiento y expansión de la compañía en los ámbitos nacional e internacional.