Mediante sus principales prácticas de transparencia el Grupo EPM entrega de información oportuna, confiable y comprensible a sus grupos de interés, evidenciando reglas claras respecto a las normas y principios de la cultura organizacional, sus mecanismos de participación e interacción y de verificación del cumplimiento de sus objetivos y metas. En consecuencia prioriza las siguientes prácticas:
Mecanismos de ética y transparencia: teniendo en cuenta las iniciativas y los instrumentos de autorregulación aplicados por el Grupo EPM, en especial los que tienen por objeto mantener la operación en un ambiente de seguridad, transparencia y confianza, proporciona a todos su grupos de interés parámetros generales de actuación, con el fin de minimizar la materialización de situaciones de riesgo relacionadas con el fraude, la corrupción, el soborno, el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Estas mejores prácticas son una forma de facilitar el cumplimiento del propósito, la estrategia, los objetivos y fines empresariales, tanto de origen estatutario como legal, y como fundamento de una cultura basada en valores y principios éticos. Tales prácticas son: Código de Ética, Manual de Conducta Empresarial, Manual de Gobierno Corporativo, Código de Conducta de Proveedores y Contratistas y Política de cero tolerancia frente al fraude la corrupción y el soborno.
Medición de transparencia: consiste en una medición voluntaria de las prácticas de transparencia de las empresas prestadoras de servicios públicos en Colombia, que busca identificar su grado de desarrollo e incentivar la puesta en marcha de planes y acciones de mejora en su gestión, para destacar a las empresas comprometidas con relaciones éticas y transparentes con sus grupos de interés y estimular el cumplimiento de estándares internacionales. La medición es anual y tanto EPM como las filiales nacionales la han realizado durante ocho años consecutivos.
Gobierno en línea: estrategia que busca mejorar la eficiencia, contribuir al incremento de la transparencia, promover la colaboración y participación ciudadana y fortalecer su gestión con los grupos de interés y las condiciones para el incremento de la competitividad de las instituciones vinculadas al Estado colombiano, apalancado en el aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC.
Gestión en 2015
La Línea Ética Contacto Transparente, mecanismo por el cual EPM y sus filiales gestionan denuncias de actos indebidos, fue galardonada como la mejor práctica del país; reconocimiento otorgado por la Corporación Transparencia por Colombia.
Al cierre de 2015 se cuenta con la información para redactar un Código de Ética para el grupo empresarial, en el primer trimestre de 2016.
EPM participó junto a cinco de las principales empresas de servicios públicos de Colombia, en una prueba piloto organizada por la Corporación Transparencia por Colombia, para mostrar los principales cambios en la metodología de evaluación, con la cual se pretende realizar una medición sobre nuevos aspectos derivados de ajustes normativos o de nuevos referentes para evaluar los índices de transparencia y corrupción en los diferentes países.
La estrategia de Gobierno en Línea se constituye en un mecanismo de relacionamiento de avanzada para el Grupo EPM, apalancando la construcción de un país con mejores servicios en línea, más eficiente en su gestión, más transparente y participativo, empoderando y generando confianza en los ciudadanos, apalancado en las TIC e impulsando y facilitando acciones requeridas para avanzar en los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) propuestos por el Plan Nacional de Desarrollo 2014–2018.
Mecanismos de ética y transparencia
- Adopción, por parte de la Junta Directiva de EPM, de la Política de cero tolerancia frente al fraude, la corrupción y el soborno, con el ánimo de proporcionar medidas de actuación para minimizar la materialización de situaciones de riesgo relacionadas con estos flagelos.
- Implementación de las declaraciones de Transparencia y de Conflicto de Intereses como una iniciativa voluntaria de los colaboradores de EPM, con el propósito de fortalecer la confianza entre la relación empresa-empleado y empresa-ciudadanía, para asegurar la transparencia en el quehacer del Grupo EPM.
- Participación en el programa EACA (Empresas Activas en Cumplimiento Anticorrupción), iniciativa liderada por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.
- Participación en el Programa DEPE (De Empresas para Empresas), liderado por la Red de Pacto Global, que consiste en capacitar a empresas pequeñas, Proveedores y contratistas en herramientas para la prevención del fraude y la corrupción.
- Participación en el Acuerdo Colectivo del Sector Eléctrico sobre lucha contra la corrupción y promoción de la libre competencia, promovido por el Consejo Nacional de Operación (CNO) y XM S.A. E.S.P.
- Implementación de controles para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) en procesos claves de EPM como: Cadena de Suministros, Vinculación Servidores y Compra de Bienes Inmuebles, entre otros.
- Asesoramiento a proyectos de crecimiento a nivel nacional e internacional en la prevención de los riesgos relacionados con LA/FT.
- Participación y liderazgo del Comité de Oficiales de Cumplimiento del sector real.
- Líder en la iniciativa de medición de riesgos LA/FT a nivel región por parte de la UIAF, referente en Antioquia en el sector real en la gestión de riesgos LA/FT.
- Desarrollo de curso virtual y capacitaciones presenciales para sus servidores sobre la gestión de riesgos LA/FT.
Medición de transparencia
Para consolidar las prácticas de transparencia en el Grupo, desde el año 2014 EPM ha venido liderando y coordinando la definición de un plan de mejoramiento con alcance de Grupo. Se está en etapa de análisis con los directivos de la matriz para gestionar posibles apoyos hacia cada filial, bajo la figura del involucramiento operativo. En 2015 este plan fue extendido a cada filial con el objetivo de iniciar su implementación.
Por octavo año consecutivo EPM participó en la medición de Transparencia Empresarial, capítulo Servicios Públicos. Logró un resultado de 96 puntos sobre 100, que le permitieron ubicarse como una de las empresas mejor calificadas dentro del grupo que hace parte de la medición. El trabajo realizado para seguir la ruta de ascenso se basó en el cumplimiento de las acciones de mejoramiento trazadas a partir de la medición de 2014.
Se destaca el incremento generalizado en los resultados por parte de todas las empresas del Grupo que participaron en la medición, al igual que el resultado general de Grupo EPM, como se muestra en la siguiente tabla.
La frecuencia de medición es anual. Los resultados del indicador del Grupo EPM en 2014 tienen un promedio de medición diferente a las mediciones de los años 2012 y 2013, teniendo en cuenta que en 2014 UNE no hacía parte del indicador de Grupo y que a dicho promedio ingresó Emvarias.
Gobierno en Línea
Después de reestructurar su plan de gestión acorde con los cambios definidos por el nuevo Decreto de Gobierno en Línea (2573 de 2014) y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (1712 de 2014 y su Decreto Reglamentario 103 de 2015), EPM ajustó la forma de abordar este compromiso, dándole el carácter de programa de Grupo y enfatizando el desarrollo de proyectos que aportan los componentes de TIC para el gobierno abierto, TIC para servicios y TIC para la gestión, seguridad y privacidad de la información.
Adicionalmente, se adelantó la primera plenaria de líderes de Gobierno en Línea de Grupo EPM, con el fin de alinear planes de trabajo y compartir experiencias y acciones necesarias para el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
De forma transversal se adelantó para las filiales de energía, agua y saneamiento la identificación del estado actual de implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, involucrando el diagnóstico del sistema de gestión de seguridad de la información, el componente de TIC para la gestión y la evaluación de los servicios ofrecidos en línea y las prácticas de Gobierno Abierto.
A continuación se destacan los principales avances de cada empresa:
CHEC
- Conformación de un equipo interdisciplinario para gestionar la estrategia y el seguimiento continuo por parte de la Gerencia y el Comité de Gerencia de la empresa.
- Diagnóstico de cada uno de los componentes y definición de mapas de ruta de implementación.
- Publicación de información requerida, mejoramiento de la página web y sus aplicativos para la atención de trámites y servicios, así como la implementación de ventanillas únicas – servicios en Línea, definición de caracterización de los clientes y diseño de ofertas de servicio por subsegmentos.
- Incorporación de aspectos de usabilidad y accesibilidad, adoptando diferentes canales y permitiendo la retroalimentación de los usuarios y la comunidad.
ESSA
- Consolidación del equipo de implementación de la estrategia.
- Desarrollo del componente de TIC para servicios con los siguientes logros: caracterización de usuarios, implementación de lineamientos de accesibilidad y usabilidad en el portal web institucional, sistema web de contacto, peticiones, quejas y reclamos integrado; implementación de certificaciones y constancias en línea para pagos y retenciones de proveedores y facturación e información realizada a los municipios por concepto de alumbrado público; trámites y servicios en línea para procesos de convocatorias, PQRS y consulta, notificaciones por aviso, consulta y pago de factura.
- Desarrollo del componente de TIC para la gestión, mediante la adopción e implementación de nueve procesos de Tecnología de la Información-TI.
EDEQ
- Inclusión de seguimiento a Gobierno en Línea en el Comité de Gerencia, con periodicidad bimestral y evaluación de estado de cumplimiento de la estrategia.
- Se avanzó en el programa de Protección de Datos Personales, que impacta directamente en el componente de seguridad y privacidad de la información.
CENS
- Diagnóstico del grado de desarrollo de los componentes de la estrategia.
- Creación de la sección en el sitio web para dar cumplimiento a la ley de transparencia y acceso a la información pública.
- Socialización del Decreto ante el grupo primario de la Gerencia General, que realizará el seguimiento a las actividades según lo estipulado en la norma.
Filiales de Agua
- En Aguas de Malambo, Aguas de Occidente, Aguas de Urabá, Aguas del Oriente y Aguas Nacionales se presentó la estrategia de Gobierno en Línea y su alcance detallado, permitiendo la definición de los líderes de la implementación.
Emvarias
- Inicio de la construcción del nuevo del sitio web, incorporando las soluciones requeridas para el cumplimiento de la estrategia.
- Cambio de plataforma de migración de los servidores y migración de escritorios virtuales.