Tema material

Transparencia y apertura en información para los grupos de interés

Las empresas del Grupo EPM desarrollan estrategias de comunicación, educación y relacionamiento, soportadas en la veracidad, suficiencia, pertinencia, oportunidad y claridad de la información que se entrega sobre la gestión empresarial, con el propósito de garantizar la confianza de los grupos de interés.

Visión del grupo de interés

En este tema se tiene la oportunidad de seguir avanzando especialmente con tres grupos de interés:

Con Clientes y usuarios, la empresa debe seguir haciendo esfuerzos para impactarlos cada vez más con información clara, veraz y oportuna (transparencia activa), en los temas relacionados con cambios en el entorno y seguridad y salud. Así mismo, debe implementar herramientas que le permitan llevar un registro claro del número de usuarios o clientes que hayan sido impactados a través de la entrega de este tipo de información.


Para el grupo de interés Proveedores y contratistas es importante tener una herramienta i+dónea que le permita registrar el impacto relacionado con la entrega de información sobre sus políticas o programas dirigidos a proveedores.

Con Gente Grupo EPM se debe trabajar en retomar los mecanismos para estimular y reconocer las sugerencias de los empleados, porque es una buena práctica en términos de diálogo y relacionamiento con este grupo de interés, en el cual la empresa tiene la oportunidad de mejorar sus procesos teniendo en cuenta las apreciaciones de sus empleados.

Importancia

La transparencia y apertura de la información abre espacios para fortalecer la confianza de los grupos de interés y a estos les permite tomar decisiones para su beneficio en los ámbitos social, ambiental y económico.

Permite minimizar la corrupción y los extracostos, las barreras para el desarrollo y los riesgos reputacionales.

Principales logros

Metas 2015 Logros 2015 Cumplimiento
EPM - Gobierno en Línea Cumplir el avance requerido para los cuatro componentes de TIC: Gobierno Abierto, Servicios, Gestión y Seguridad y Privacidad de la información. Alineación con la estrategia institucional para definir el mapa de ruta para la implementación a nivel de Grupo.
Fortalecimiento de competencias de funcionarios para el cumplimiento de la estrategia.
Puesta en servicio de nuevos trámites y servicios en línea, y a través de la aplicación móvil.
Fortalecimiento de los mecanismos de transparencia, participación y colaboración, dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, entre otros.
Definición de la visión digital y del manual de accesibilidad  para el Grupo.
Diagnóstico del sistema de gestión de seguridad de la información.
Fortalecimiento de la caracterización de usuarios e incorporación de prácticas de usabilidad.
Formulación de estrategias para participar activamente en esquemas de datos abiertos.
Total
EPM - Medios de comunicación Consolidar la plataforma multimedia de medios y adecuar los medios internos a las necesidades actuales de las audiencias.
Abrir espacios de interacción y participación con los funcionarios.
Mantener las buenas prácticas de relacionamiento con el grupo de interés Inversionistas.
En el Sistema integrado de medios de comunicación interna para el Grupo EPM se adelantó el diseño y se recogió la información para iniciar la implementación en 2016.
La estrategia de interacción con el grupo de interés Gente EPM, que se materializa a través de su plataforma de medios internos y externos. Específicamente en el medio de comunicación interno "Mi Canal", en 2015 se adelantaron actividades alrededor del tema de los 60 años de EPM, la vida familiar y los valores empresariales.
En la intranet corporativa "Mi Bitácora" se propició la participación a través de la creación y gestión de más de 60 comunidades laborales y 25 personales, y se generaron actividades de participación.  En el Correo Unificado se abrió un espacio para que los funcionarios compartan sus historias, fotos y escritos.
Total
CHEC Realizar la medición del indicador de transparencia empresarial.
Realizar cinco encuentros "Hablando Claro" y tres con voceros, en el marco de la rendición de cuentas.
Realizar, en el marco de la estrategia "Mesas Zonales" ,una mesa de trabajo por municipio, en los 40 que hacen parte del área de influencia.
Mantener las metas del año 2014 frente a mecanismos de relacionamiento presenciales con trabajadores, estrategias de comunicación, rendición de cuentas con Líderes de opinión, Estado y Colegas; comunicación para el desarrollo con comunidades y gestión de prensa.
Se llevó a cabo el proceso de medición de transparencia con un resultado de 88 puntos.
La población impactada con la rendición de cuentas fue de más de 2,600 personas.   Queda una mesa zonal por ejecutar al corte de este informe la cual se realizará durante el primer trimestre del año 2016.
Garantizar transparencia en el proceso de escuchar y responder a los diferentes requerimientos hechos por los voceros.
Diálogo de la Administración Municipal y CHEC con la comunidad sobre el servicio de energía y las responsabilidades que cada uno.
Fortalecimiento de los escenarios de diálogo, concertación y generación de compromisos con el grupo de interés comunidad y Clientes y usuarios.
Potenciar la participación a partir de la generación de procesos que posibilitan la organización social, el control ciudadano y la rendición de cuentas.
Las comunidades han logrado visibilizar a los voceros como actores estratégicos que terminan convirtiéndose en veedores de los compromisos adquiridos durante las estrategias implementadas.
Vincular a los Resguardos Indígenas: Cañamomo Lomaprieta, Nuestra Señora Candelaria de la Montaña, Escopetera y Pirza y San Lorenzo, como un proceso de inclusión social.
Se evidenció un proceso de sinergia entre los diferentes actores estratégicos de CHEC, con el fin de dar respuestas efectivas, eficaces y eficientes a las solicitudes del grupo de interés comunidad y clientes.
Generar un espacio de diálogo directo entre la gerencia de la empresa y el grupo de interés comunidad y clientes.
Total
ESSA Gestionar estratégicamente las acciones de comunicación y relacionamiento, para el fortalecimiento de la confianza con los grupos de interés.
Enfocar las estrategias de comunicación hacia el entendimiento del aporte que hacen los trabajadores a la estrategia organizacional, destacando los valores corporativos, el trabajo por procesos, la responsabilidad social y ambiental y el talento humano de la empresa.
Comunicar acciones de fidelización de clientes, crecimiento del mercado y riesgo eléctrico, para incrementar la satisfacción de los clientes y posicionar a ESSA en el mercado actual.
ESSA Consolidación de espacios de diálogo y participación con los diferentes Grupos de interés.
Desarrollo de campañas de comunicación que facilitaron el entendimiento y promovieron el aporte que hacen los trabajadores a la gestión estratégica organizacional, enfocados en los valores corporativos, trabajo por procesos, responsabilidad social y ambiental.
Total
CENS Mantener el relacionamiento con los Grupos de Interés a través de espacios de encuentro con Proveedores y contratistas, rendición de cuentas, Expogestión 2015, entre otros eventos que propician el desarrollo de la  región.
Mantener la gestión de medios internos y externos que permitan información oportuna, clara y veraz por parte de los canales tales como programa de TV Buenas Energías, programa radial Aló CENS, boletines de prensa, medios digitales, entre otros.
Crecimiento continuo y sostenido a través de las redes sociales.
CENS Se realizaron los eventos programados. Se amplió a través de las emisoras comunitarias el universo de usuarios a quienes llega la información de CENS.
El canal Televisión Regional del Oriente,TRO, hizo mención honorífica al programa "Buenas Energías", por su apoyo, dedicación y entrega en pro del desarrollo de la televisión de la región.
Transparencia por Colombia entregó reconocimiento a CENS por apertura en redes sociales.
Total
Aguas de Malambo Aumentar la periodicidad de los espacios destinados a la rendición de cuentas ante el Concejo Municipal.Gestionar un programa radial de Aguas de Malambo en emisora local y la actualización de medios digitales.
Articular desde la comunicación institucional las actividades dirigidas por el área comercial para la fidelización de clientes.
Publicar una revista anual interna para el fortalecimiento de la comunicación.
Espacio radial entre noticias en la emisora Sensación Estéreo, donde participan activamente los grupos de interés.
La actualización permanente de medios digitales.
Durante el 2015 no fue realizada la revista anual.
Parcial
Aguas de Occidente Articular desde la comunicación institucional las actividades del área comercial para el fortalecimiento de los procesos de Educación al Cliente y de Gestión Humana, para el desarrollo del Plan de Bienestar y demás actividades de clima organizacional.
Producir y emitir el programa radial institucional Aló Occidente cada 15 días.
Actualizar de manera permanente el sitio web corporativo y generar interacción con grupos de interés a través de redes sociales.
Publicar cuatro informes de gestión durante el año, el Informe de Sostenibilidad y el Balance Social 2015.
Ejecución de actividades como tomas barriales, campañas de educación a instituciones educativas y presencia institucional en eventos de los municipios de influencia, y desarrollo del Plan de Bienestar 2015.
Realización de 80 programas radiales con una periodicidad quincenal.
Fortalecimiento de la relación con los grupos de interés mediante la publicación de información institucional en diferentes medios y la realización de reuniones con concejos municipales, funcionarios de las alcaldías, Corantioquia, juntas de acción comunal y líderes de diferentes sectores de los municipios.
Parcial
Aguas de Urabá Aprovechar las redes sociales para generar campaña de uso inteligente del agua.
Diversificar los contenidos de la página web, con información y transacciones útiles para los usuarios,  e incrementar el tráfico de visitantes en un 15%
Generación de contenido gráfico audiovisual para los canales de comunicación.
Uso de redes sociales para generar mayor efectividad e inmediatez en el suministro de la información a los grupos de interés
Parcial
Aguas del Oriente Antioqueño Mantener los canales de comunicación con los proveedores y hacer transferencia de buenas prácticas empresariales. Implementación de la Línea  Contacto Transparente en la página web de Aguas del Oriente.
Implementación del contact center como nuevo canal de atención a la comunidad.
Total
Emvarias Implementar un portal web que soporte todas las actividades y la demanda de la empresa.
Implementar la estrategia de Ecosistema Digital del Grupo EPM.Fortalecer la comunicación oportuna con los distintos grupos de interés.
Contrato del Portal Web de Emvarias y gestiones para su publicación en el 2016.
Avances en el tema de comunidad digital.
Encuentros y fortalecimiento de canales y de relacionamiento con el grupo de Proveedores y contratistas.
Total
Aguas Nacionales Obtener un nivel de transparencia de 85.30. Nivel de transparencia de 85 puntos en la medición 2015. Total

Retos

Retos Cobertura Año de cumplimiento Indicador de cumplimiento
Mantener o mejorar el desempeño de EPM y las filiales del grupo empresarial, en la medición de Transparencia por Colombia. Grupo EPM 2016 Resultados del indicador de transparencia 2016 iguales o mayores a la medición anterior.
Cumplir el avance requerido para los cuatro componentes: Gobierno Abierto, Servicios,  Gestión y Seguridad y privacidad de la información. Grupo EPM 2018 100% a 2018 y mantenimiento en 2019 y 2020.
Tener el Código de Ética de Grupo y divulgarlo. Grupo EPM 2016 Código de Ética de Grupo y actividades de divulgación realizadas.
Elaborar una Política de cero tolerancia frente al fraude, la corrupción y el soborno en cada una de las filiales nacionales del Grupo EPM. Grupo EPM en Colombia 2016 Número de filiales con política aprobada/Total filiales nacionales.
Puesta en práctica de las declaraciones de Transparencia y de Conflicto de Intereses en las filiales nacionales del Grupo EPM. Grupo EPM en Colombia 2016 Número de filiales con esta práctica/Total filiales nacionales.
Lograr la incorporación de la Línea Ética “Contacto Transparente” en las filiales Eegsa y Delsur. EEGSA y DELSUR 2016 Número de filiales con incorporación de la Línea Ética / Total de filiales pendientes.
Ampliar el alcance de la Línea 01 8000 522 955 a las filiales internacionales. Grupo EPM 2016 Número de filiales internacionales adheridas a la Línea / Total filiales internacionales.
Curso virtual de generalidades LA/FT para todos los colaboradores, empleados y trabajadores en filiales internacionales. Grupo EPM 2016 Número de empleados que aprobaron el curso /Número de empleados invitados a participar.
Diseño e implementación de actividades de control LA/FT en relacionamiento con proveedores en Filiales internacionales. Grupo EPM 2016 Número de filiales con implementación/ Número de filiales internacionales.
Contratación de servicios para la verificación de Riesgos LA/FT, fraude y corrupción a nivel de Grupo, comenzando por filiales nacionales. Grupo EPM Colombia 2016 Actividades cumplidas/Actividades planeadas.
Diseño e implementación de actividades de control LA/FT en relacionamiento con otros grupos de interés diferentes a proveedores en las filiales nacionales. Grupo EPM Colombia 2016 Número de controles implementados/Número de controles propuestos.
Obtener el registro como Empresa Activa en Cumplimiento Anticorrupción. EPM 2016 El registro EACA para EPM.
Asistencia de representantes de los principales grupos de interés en el ejercicio anual de rendición pública de cuentas. EPM 2016 Número de grupos de interés con representantes en el evento.
Divulgación del Informe de Sostenibilidad 2015 y desarrollo de mesas de trabajo con grupos de interés. EDEQ 2016 Presentación de los resultados de la gestión 2015 y cumplimiento del 100% del plan de relacionamiento con grupos de interés.
Consolidación y ejecución de los planes de relacionamiento, comunicación y reputación. ESSA 2016 Medición de reputación.
Realizar la rendición de cuentas bajo los parámetros de Transparencia por Colombia. CENS 2016 Realización del evento y emisión por el canal TRO.
Generar un boletín externo, mantener el número de emisoras que transmiten en vivo el programa radial Aló CENS para llegar a 100 mil oyentes, e incrementar el número de canales de 40 a 55, que emiten el programa de televisión "Buenas Energías". CENS 2016 Correos enviados, cantidad de emisoras  y de oyentes y cantidad de canales incrementados.
Mantener los espacios destinados para la rendición de cuentas ante el Concejo Municipal. Malambo 2016 Rendición ante el Concejo Municipal de los informes de gestión.
Fortalecer la periodicidad de encuentros y reuniones con alcaldías y concejos para socializar la gestión empresarial en los municipios de influencia.  Aguas de Occidente 2016 Número de reuniones realizadas.
Asistencia al Concejo Municipal para presentar resultados y jornadas de presentación empresarial y educación con veedurías y comunidad en general. Aguas de Oriente Antioqueño 2016 Cumplimiento de eventos programados.
Seguir realizando los encuentros presenciales con los Proveedores y contratistas. Publicación de: boletín "Pongámonos al día con Emvarias", sitio web y estrategia de Ecosistema Digital. Emvarias 2016 Evento en cada semestre y gestión de medios.
Potencializar la marca Urabá en las redes sociales y aumentar el indicador de la comunicación interna en 10 puntos. Aguas de Urabá 2016 % de incremento en medición de la comunicación.
Posicionar los medios de comunicación visual en las sedes. Aguas de Urabá, Aguas de Occidente y Aguas del Oriente Antioqueño 2017 Medición de la comunicación.

Acciones para este tema

Palabras Claves

Informe de gestión, Medios de comunicación, Reputación,