Tema material

Implementación e impacto de la cadena de suministro

Uno de los pilares de la transformación de nuestra organización ha sido la implementación de una Cadena de Suministro para todo el Grupo EPM. Un proceso diseñado para abastecernos estratégicamente de los bienes y servicios que necesitamos para operar y que al mismo tiempo fortalece las relaciones con nuestros grupos de interés, especialmente con nuestros Proveedores y contratistas, para contribuir a su desarrollo.

La implementación de la Cadena de Suministro para el grupo empresarial incluye:

  • Reorganización y gobierno de la Cadena de Suministro.
  • Desarrollo de categorías de compra.
  • Mejoramiento de los procesos de contratación actuales.
  • Compras conjuntas (aprovechar las sinergias de Grupo).
  • Desarrollo de proveedores y homologación de especificaciones.
  • Homologación, estandarización y depuración del maestro de bienes y servicios del Grupo EPM.
  • Rediseño del proceso de Gestión Integral de Inventarios.
  • Desarrollo de capacidades en Cadena de Suministro.
  • Diseño y ejecución de estrategias de asimilación del cambio.
  • Diseño de procesos como: planeación, logística y administración de contratos.
  • Apropiación de habilitadores de tecnologías de información y comunicaciones.
  • Mejorar el nivel de servicio a clientes y usuarios internos.
  • Optimizar los niveles de inventario y liberar capital de trabajo.
  • Mejorar la competitividad en el costo total de propiedad de bienes y servicios, para lograr excelencia operativa.
  • Relaciones cercanas y colaborativas con proveedores.

Gestión en 2015

  • Cumplimiento del 97% de las actividades planeadas en el año 2015 y el 98% de avance en los hitos definidos en el proyecto Cadena de Suministro.
  • Adquisición del sistema de información Ariba para soportar las compras estratégicas del Grupo EPM.
  • Aprobación de la política de Cadena de Suministro en filiales nacionales, tanto de aguas como energía.
  • Normatividad para la contratación aprobada por EPM y las filiales.
  • Guías de abastecimiento estratégico y evaluación de desempeño.

Planeación Cadena de Suministro

Lidera la planeación de la Cadena de Suministro de corto y largo plazo, monitorea su cumplimiento y realiza los ajustes requeridos.

Principales logros:

  • Plan de contratación 2015 gestionado por la Cadena de Suministro de Grupo EPM nacional).
  • Se identificaron y gestionaron 11 procesos contractuales de 4 megaproyectos: Línea Bello-Guayabal-Ancón (BGA), Planta de tratamiento de aguas residuales Bello, Interceptor Sur y Montajes para la hidroeléctrica Ituango.
  • Se elaboró la propuesta de articulación con otros procesos (CET-especificaciones, Planeación Operativa y Planeación Financiera).
  • Participación activa en el ciclo de planeación 2015, articulando los procesos de Planeación Integrada, Presupuestos y Planeación Cadena de Suministro a nivel nacional. Esta labor fue acompañada por Cambio y Cultura, Capacitación y Comunicación Corporativa.

Categorías y Proveedores

A través del proceso de Gestión de Categorías se fortalece el relacionamiento con Proveedores y contratistas a fin de conocer sus estructuras de costos y trabajar en la búsqueda de eficiencias, elaborando un modelo de costo total de propiedad e implementando un modelo de abastecimiento responsable en la Cadena de Suministro, que puede definirse como la utilización, por parte del Grupo EPM, de sus compras y contrataciones para inducir cambios positivos y trabajar en colaboración con los Proveedores y contratistas para conseguirlo.

Los Proveedores y contratistas son tan responsables del impacto social y medioambiental de sus actividades como el Grupo EPM.

Principales logros:

  • Se incorporó la metodología de Gestión estratégica de categorías y construcción de matriz de negociación.
  • Se priorizaron 21 categorías, que representan el 60% del gasto. Estas categorías forman parte de las siguientes macrocategorías: Servicios profesionales/corporativos, Servicios de mantenimiento, Servicios técnicos/ingeniería, Equipo de ingeniería, Servicios y materiales de construcción, Materiales estándar y Soporte a la operación.
  • Se inició la implementación de la metodología de Desarrollo de Proveedores con el acompañamiento de la firma Renault Consulting.
  • Se diseñó el modelo de Desarrollo de Proveedores.

Contratación de empresas en Colombia del Grupo EPM 2015
Macrocategorías Número de contratos Valor contratos (COP millones)
Bienes inmuebles (no negociados en la Cadena de Suministro)* 409 23,338
Equipo de ingeniería 638 280,005
Gastos no incluidos en la Cadena de Suministro* 24,104 2,029,506
Indirectos 1,151 190,918
Materiales estándar 3,991 269,972
Servicios de mantenimiento 240 75,435
Servicios profesionales/corporativos 1,240 447,285
Servicios técnicos/ingeniería 485 533,112
Servicios y materiales de construcción 287 318,176
Soporte a la operación 4,071 150,561
Total 36,616 4,318,308
Fuente: Vicepresidencia Suministros y Servicios Compartidos

La información por macrocategorías no incluye filiales internacionales del Grupo EPM.
No incluye comparativo con años anteriores, puesto que el proceso de gestión de categorías es nuevo en el Grupo EPM.
Se incluye información del total de contratación del Grupo EPM a nivel nacional, excepto las macrocategorías señaladas *

Abastecimiento

Realiza y mantiene contratos vigentes para abastecer las necesidades locales y de Grupo con los mayores ahorros y sinergias para la Cadena de Suministro.

Principales logros:

  • Se gestionó la homologación del proceso contractual y de normatividad con nuestras filiales de energía y con Emvarias.
  • Se implementó la alternativa de aplicar subasta electrónica en los procesos de contratación.
  • Se implementó el Modelo de Administración de Contratos en EPM.
  • Se aprobó el Manual de Administración de Contratos en EPM.
  • Se ajustó la normatividad en contrataciones para permitir la implementación del proceso Cadena de Suministro.

Tipo de contratación en empresas en Colombia del Grupo EPM
Tipo de contratación Número de contratos Valor de los contratos (COP millones)
2013 2014 2015 2013 2014 2015
Suministro de bienes y servicios 15,860 28,834 24,122 962,121 1,283,570 2,519,132
Contratatos de obra 366 487 239 895,103 1,015,959 624,217
Prestación de servicios 11,542 12,406 1,690 592,249 825,116 736,083
Bienes muebles y compras menores 302 0 258 88,828 0 131,743
Consultoría 131 155 99 75,273 94,685 76,016
Convenios y vinculaciones publicitarias 484 526 79 60,216 79,525 45,701
Otros 16,215 2,714 10,129 120,800 322,188 185,416
Total 44,900 45,122 36,616 2,794,590 3,621,044 4,318,308
Fuente: Vicepresidencia Suministros y Servicios Compartidos

La información de contratación en el año 2015 corresponde a los contratos perfeccionados y no a los contratos ejecutados (causación), como fue reportado en años anteriores; por lo tanto los valores no son comparables. El criterio fue modificado porque se considera que es de mayor relevancia para los grupos de interés conocer los valores aceptados o adjudicados en la vigencia que se reporta y que son de impacto para los territorios en los que se tiene presencia.

La información contiene el total de contratación del Grupo EPM a nivel nacional. No incluye filiales internacionales.

Tipo de contratación en filiales internacionales del Grupo  EPM
Tipo de contratación Número de contratos Valor de los contratos(COP millones)
2015 2015
Materiales y equipos 387  $80,589
Construcción y mantenimientos de redes 7  $1,215
Servicios administrativos 8  $ 657
Servicios informáticos 3  $90
Servicios 3  $1,949
Suministro 600  $131,567
Prestación de servicios 365  $337,245
Obra 89  $113,697
Activos fijos 2  $175
Uniformes 5  $132
Total tipo de contratación 1,469  $    667,314
Fuente: Vicepresidencia Suministros y Servicios Compartidos

La información anterior incluye las siguientes filiales internacionales: Eegsa – Guatemala, ENSA – Panamá, Parque Eólico Los Cururos – Chile, HET – Panamá y Ticsa – México.

Los datos corresponden a los contratos celebrados en el año 2015. Los valores corresponden al valor aceptado o adjudicado de los contratos y no al valor ejecutado en la vigencia 2015.

El valor de la contratación equivale a pesos colombianos, de acuerdo con las tasas de conversión indicadas por la Vicepresidencia de Finanzas y Gestión de Inversiones de EPM, según la moneda local de cada filial.

Número de contratos por modalidad - Empresas en Colombia del Grupo EPM
Tipo modalidad 2013 2014 2015
Solicitud privada de ofertas 37,328 32,731 26,669
Solicitud pública de ofertas 7,572 11,447 8,045
Solicitud oferta no vinculante 0 25 26
Solicitud única de oferta 0 888 1,876
Exceptuados del Manual de Contratación 0 31 0
Total 44,900 45,122 36,616
Fuente: Vicepresidencia Suministros y Servicios Compartidos

Corresponde al total de contratación en filiales nacionales del Grupo EPM.

La contratación privada se evidencia mayor a la contratación pública porque se incluye contratación del parque automotor, Unidad Servicio Médico-Odontológico y Proveeduría.

La información de contratación en el año 2015 corresponde a los contratos perfeccionados y no a los contratos ejecutados (causación) como fue reportado en años anteriores; por lo tanto los valores no son comparables. El criterio fue modificado porque se considera que es de mayor relevancia para los grupos de interés conocer los valores aceptados o adjudicados en la vigencia que se reporta y que son de impacto para los territorios en los que se tiene presencia.

Empleo externo generado

Corresponde al número de personas externas a las filiales del Grupo EPM, vinculadas a los contratos y subcontratos de obra, prestación de servicios y consultoría, entre otros, que presentan un alto componente de mano de obra.

Para EPM es importante determinar este tipo de mediciones porque permite contar con una visión de la calidad, estabilidad y equidad del empleo generado; en concordancia con el propósito de la sostenibilidad de EPM y su relación con este grupo de interés.

Empleos externos generados - Empresas en Colombia del Grupo EPM
Empresa 2014 2015
EPM 13,675 19,757
Aguas de Occidente 4 16
Aguas Nacionales EPM 1,226 486
Empresa de Aguas de Oriente Antioqueño 7 1
Empresas Varias de Medellín 397 832
Aguas de Malambo 52 36
Aguas de Urabá 129 201
Central Hidroeléctrica de Caldas 960 1,349
Centrales Eléctricas del Norte de Santander 419 1,001
Electrificadora de Santander 1,819 1,141
Empresa de Energía del Quindío 194 353
Total empleo externo generado          18,882          25,174
Fuente: Vicepresidencia Suministros y Servicios Compartidos

No incluye información de filiales internacionales.

Se observa un incremento en el personal externo contratado por los grandes proyectos que actualmente están en construcción, tales como el Proyecto Hidroeléctrico Ituango, la Planta de tratamiento de aguas residuales Bello, el Interceptor Sur y la Línea Bello-Guayabal-Ancón Sur.

Materiales y servicios

Gestiona la logística de los bienes muebles requeridos, recibe, reabastece, custodia y suministra bienes muebles a los usuarios internos del Grupo EPM.

Principales logros:

  • Se acompañó la planeación de compras para determinar la mejor estrategia de comercio exterior para el Grupo.
  • Se analizó el proyecto de estatuto aduanero y los posibles impactos para EPM.
  • Se optimizó la contratación del transporte internacional mediante acuerdos de disponibilidad técnica (6 actas de trabajo), que incluyen transporte desde Europa, Asia y Norteamérica, con la clasificación de 10 proveedores en total; y para el transporte terrestre de carga especial se formalizaron dos actas de trabajo, que incluyen 4 proveedores clasificados.
  • Para el Proyecto Hidroeléctrico Ituango se gestionó el transporte internacional de 7 despachos de turbinas y generadores, así como el transporte terrestre de 5 de los 7 despachos programados. Se entregó en instalaciones de EPM la primera unidad generadora.
  • Se generaron ingresos por COP 7,038 millones por ventas de aprovechamientos. Es importante destacar que los excedentes de aluminio y cobre se entregan al proveedor como parte de pago, quien realiza la disposición sostenible de estos materiales.

Palabras Claves

Centro de Excelencia Técnica, CET,