Aspectos materiales y cobertura

La agenda de desarrollo mundial 2016-2030 ofrece una oportunidad histórica para alinear las estrategias empresariales con prioridades globales, de tal manera que los beneficios a la sociedad y el éxito empresarial sean caras de la misma moneda.

La materialidad establece los temas de gestión para la convivencia responsable de las empresas en la sociedad, porque aborda los asuntos decisivos para la sostenibilidad de ambas. Constituye para las empresas un camino deseable de liderazgo, que responde a expectativas manifiestas de sus grupos de interés.

En el año 2015 se dio continuidad al ejercicio de materialidad para el Grupo EPM, que en 2014 incluyó a las empresas colombianas de agua y energía, y se realizó bajo las recomendaciones metodológicas GRI-G4 en el contexto del modelo de relacionamiento con grupos de interés que se ha puesto en práctica en EPM desde 20101, en línea con los principios de la norma AA1000 sobre exhaustividad, relevancia y capacidad de respuesta.

Entre los avances en el año 2015 del ejercicio de materialidad, se encuentran el paso de 14 a 12 temas materiales, el establecimiento de los temas de mayor prioridad para cada una de las filiales que hizo parte del ejercicio, la inclusión de la filial Emvarias y la identificación de los temas a reportar por parte de las filiales internacionales.

Los temas “Equilibrio en las acciones de RSE en los territorios” e “Integración en el territorio”, que inicialmente se consideraron materiales, ahora serán abordados como aspectos fundamentales para la toma de decisiones y la gestión de la organización, porque son transversales y acogen acciones de los doce temas materiales.

1 El Modelo se soporta metodológicamente en el Manual para la práctica de las relaciones con los grupos de interés. Instituto Accountability, UNEP y Stakeholders Researh Associates.

GRI G4-18

Procedimiento para identificar la materialidad del Grupo EPM




 

En 2015 el ejercicio de materialidad amplió el alcance de Grupo iniciado en 2014.

Identificación de asuntos

En el procedimiento de materialidad los asuntos son una lista amplia de aspectos destacados para la sostenibilidad. Los temas materiales se obtienen a partir de la priorización de los asuntos de esa lista.

Para construir la lista de asuntos, se acudió a las voces de los grupos de interés a través de diálogos directos en algunos casos, y en otros a través de estudios sobre expectativas, necesidades, satisfacción o reputación, y también a través de los mecanismos de interacción transaccionales como los de quejas y reclamos. El nivel de participación directa de los grupos de interés es heterogéneo porque corresponde a la dinámica de relacionamiento propia de cada una de las empresas filiales del Grupo que participaron en el ejercicio, las cuales se encuentran en diferentes estados de evolución.

Las voces de los grupos de interés se conjugaron con el conocimiento de las personas del Grupo EPM sobre sus territorios y con sus vivencias en la interacción cotidiana a través de los diferentes procesos de las empresas.

Los asuntos identificados se contrastaron con elementos del direccionamiento estratégico del Grupo EPM, lo mismo que con asuntos relevantes globales de sostenibilidad, para incorporarlos en el caso de que no hubieran sido identificados en los pasos previos, siempre y cuando fueran pertinentes en el entorno y la estrategia del Grupo EPM. Entre las fuentes se incluyeron: las áreas temáticas y los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la agenda de desarrollo mundial post 2015, los informes de desarrollo humano PNUD 2010–2014, las líneas de trabajo del WBSCD, la norma internacional de responsabilidad social ISO26000, el índice de sostenibilidad Dow Jones, los informes de sostenibilidad de empresas destacadas del sector, eventos como el 7 Foro Urbano Mundial y el documento de GRI que contiene tópicos de sostenibilidad por sector.

La lista resultante de asuntos y actores asociados se sometió a procesos sucesivos de afinación, depuración, discusión y análisis, y también a una preselección, según posibles impactos económicos, ambientales y sociales para el Grupo EPM y para la sociedad, a criterio de personas conocedoras de las filiales y del núcleo corporativo. De esta manera se aplicó el principio de exhaustividad del modelo de relacionamiento y se obtuvo la lista de asuntos a priorizar.

Priorización de asuntos

La priorización de la lista de asuntos se realizó con personas especialistas de la organización, mediante los criterios de priorización para temas materiales, instrumento propio para estimar el nivel de valor social, económico y ambiental que potencialmente genera o destruye cada asunto para el Grupo EPM y para sus grupos de interés. Así se aplicó el principio de relevancia.

El instrumento privilegia la confluencia de criterios. Para subsanar la posibilidad de que asuntos con alta importancia en una sola de las tres categorías evaluadas resulte con baja calificación total, aunque tenga altas repercusiones para la sostenibilidad, se realiza un contraste empírico de los resultados con personas que tienen capacidad de visualizar la incidencia de los temas prioritarios de sostenibilidad sobre el Grupo EPM, sus grupos de interés y la sociedad en general.

Para el análisis de los asuntos y temas se utilizaron técnicas cualitativas, traducidas a expresiones numéricas que facilitan la comprensión, comparación y visualización de ciertas cualidades o tendencias, sin olvidar que la realidad supera las limitaciones de los instrumentos que la intentan modelar.

Criterios de priorización para temas materiales
Importancia de los temas para el Grupo EPM: impacto o valor del tema para el Grupo EPM. Importancia de los temas para los grupos de interés: impacto o valor del tema para los grupos de interés del Grupo EPM. Potencial de gestión del tema: posibilidades u oportunidades que el tema ofrece para su desarrollo.
Considera el direccionamiento estratégico, los aspectos sociales, económicos y ambientales subyacentes en las políticas del Grupo EPM; las capacidades de las empresas y diferentes horizontes de tiempo. Considera las expectativas y necesidades de los grupos de interés, la magnitud, escala y urgencia del impacto económico, social o ambiental; la cercanía del actor impactado y diferentes horizontes de tiempo. Considera el estado del tema en el entorno, su desarrollo en la organización y la movilización de los grupos de interés alrededor del mismo.

El análisis de potencial de gestión del tema da cuenta de la aplicación del principio “capacidad de respuesta”, del modelo de relacionamiento (los otros dos principios son “exhaustividad” y “relevancia”).

Validación

Con criterio experto a partir de aportes recibidos del Comité de Gestión, comité de apoyo a la Junta Directiva, la Gerencia Desarrollo Sostenible afina el resultado final. La Vicepresidencia Ejecutiva Estrategia y Crecimiento de EPM es la responsable de asegurar que los doce temas materiales identificados queden reflejados en el contenido del Informe de Sostenibilidad. Los temas materiales son los ejes a partir de los cuales las dependencias, según su función, gestionan el relacionamiento con cada uno de los grupos de interés, tanto en los negocios como a través de los procesos transversales.

Los resultados de la materialidad se socializan a Planeación Estratégica Corporativa y de Negocios, para ganar articulación con el direccionamiento estratégico y alimentar el análisis de entorno, la gestión integral de riesgos y el Plan de Negocio 2016–2019.

Revisión

El alcance y la afinación de la materialidad seguirán evolucionando para reflejar la ampliación del ámbito de acción hacia el Grupo EPM, que está en camino de estabilizar una transformación empresarial reciente con su incidencia en las funciones, responsables y estructura organizacional.

El gráfico ubica los temas según su importancia, tanto para el Grupo EPM como para los grupos de interés, a partir de los criterios de priorización para los temas materiales.


GRI G4-19


temas materiales-01

 


Temas materiales El tema es material porque incide en…
AGU Cuidado del agua La supervivencia y los insumos para los procesos productivos.
AYC Acceso y comprabilidad de los servicios públicos La universalización de los servicios.
BIO Biodiversidad La base funcional para los servicios ecosistémicos necesarios para  el desarrollo de cualquier actividad humana.
CAL Calidad y seguridad de los productos y servicios La competitividad y la calidad de vida.
CLI Calidad del clima laboral La construcción de coherencia, la confianza y  la productividad.
CON Contratación responsable para el desarrollo local La sostenibilidad y competitividad a través del desarrollo de capacidades aplicado al tejido empresarial local.
ECL Estrategia climática El desabastecimiento de agua, inundaciones y sequías, resultados de las actividades productivas.
ENR  Diversificación de energías renovables El acceso a fuentes de energía  sostenibles y en los riesgos de dependencia del recurso agua.
PSS Población sin servicio Una carencia de servicios públicos básicos en población muy vulnerable; en riesgos de accidentes y de suelos y en conflictos de convivencia.
RDH Respeto y promoción de los Derechos Humanos La viabilidad de las actividades y la dignidad de las personas.
TAR Tarifas y precios La sostenibilidad financiera, la competitividad y la capacidad de pago.
TRN Transparencia y apertura de información La gestión de anticorrupción, los extracostos y el mayor acceso a oportunidades.

Con la Dirección Ingeniería de Riesgos se identificaron los riesgos asociados a cada uno de los doce temas materiales, lo mismo que a tres asuntos que aunque no quedaron clasificados como temas materiales son muy relevantes: Tercerización, Control Social y Trabajo decente; ellos serán examinados anualmente para detectar su evolución y espacios de gestión. Está información se puede ampliar en el capítulo Identificación de los grupos de interés.

Los Objetivos de Desarrollo Sostenible marcan la ruta temática de la agenda mundial de desarrollo que cristaliza la relación empresa-sociedad, a la cual está articulada la materialidad del Grupo EPM, como puede verse en Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS .

Cobertura del Informe de Sostenibilidad

La cobertura interna o materialidad de los temas para las diferentes partes de la organización se analizó para el Grupo, y de manera global para sus empresas, a través del nivel de incidencia de cada tema material en los elementos del direccionamiento estratégico del Grupo y de sus negocios. El resultado se representa con la intensidad del color del bloque que contiene la lista de temas materiales en la gráfica “Análisis de elementos externos e internos impactados con los temas materiales”.

La menor intensidad de color del bloque que representa la incidencia de los temas no debe interpretarse como indicación de importancia baja, puesto que los doce temas son aquellos con mayor priorización para el Grupo EPM. La intensidad indica menor evidencia en el impacto sobre los elementos de la estrategia, que podría aumentar si se evalúan, por ejemplo, elementos operativos.

La cobertura externa, es decir, la materialidad del tema fuera de la organización, se expresa mediante la asociación entre grupos de interés y temas.

Análisis de elementos externos e internos impactados con los temas materiales




 

En el primer ejercicio de materialidad de Grupo en 2014, el estudio de cobertura interna concluyó que los temas tienen distinto peso según las particularidades de cada empresa y su entorno. En 2015 se afinó la prioridad de cada tema en cada una de las filiales, para lo cual se realizaron consultas con las filiales nacionales que permitieron establecer los temas materiales del Grupo, que de no ser gestionados en dicha filial afectarían significativamente a los grupos de interés y al direccionamiento estratégico del Grupo EPM.

Con las filiales internacionales se realizó un primer ejercicio para establecer cuáles de los temas materiales deberían reportar para el Informe de Sostenibilidad de Grupo. El resultado se recoge en la Tabla Temas de alta prioridad en filiales.

GRI G4-20 GRI G4-21

Temas de alta prioridad en filiales
Tema Cuidado del agua Acceso y comprabilidad Biodiversidad Calidad y seguridad de los productos y servicios Calidad del clima laboral Contratación responsable para el desarrollo local Estrategia climática Diversificación de energías renovables Población sin servicio Respeto y promoción de los Derechos Humanos Tarifas y precios Transparencia e información para los grupos de interés
Filial
CHEC √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
EDEQ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
ESSA √ √ √ √ √ √ √ √ √
CENS √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Emvarias √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Aguas de Oriente √ √ √ √ √ √ √ √
Aguas de Occidente √ √ √ √ √ √ √
Aguas Nacionales √ √ √ √ √ √ √
Aguas de Urabá √ √ √ √ √ √ √
Aguas de Malambo √ √ √ √ √ √
EPO √ √ √ √ √ √ √
EPM √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Eegsa * √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
ENSA * √ √ √ √ √ √ √
Delsur * √ √ √ √ √
Aguas de Antofagasta * √ √ √ √ √ √ √ √
Ticsa * √ √ √
EPM Chile * √ √ √
* En estas empresas los temas se identificaron para propósitos de reporte

Información complementaria dentro del Informe de Sostenibilidad

La memoria de sostenibilidad 2015 incluye como información complementaria asuntos de sostenibilidad no clasificados como temas materiales. El reporte de estos asuntos se mantiene por ser información de interés, y porque responde a diversos compromisos relacionados con iniciativas o mediciones a las que el Grupo EPM ha adherido voluntariamente, para las que la divulgación pública de información es necesaria, y el Informe de Sostenibilidad es el medio más i+dóneo para proveerla.

El alcance y cobertura en 2015 se extiende incorporando gradualmente más empresas del Grupo.
GRI G4-23

Reformulación y corrección de datos respecto a memorias anteriores

A continuación se mencionan los ajustes realizados en datos reportados en años anteriores, producto de refinaciones de las metodologías de cálculo o ajustes en los sistemas de información:

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En Gestión social y ambiental en proyectos, los valores de la inversión, costo y gasto ambiental fueron tomados de la fuente oficial de información financiera de la empresa y según la agrupación de actividades definidas para las cuentas y procesos ambientales, por lo tanto no se presentan datos de periodos anteriores, porque no son comparables.

En las acciones del tema Contratación responsable, la información del 2015 corresponde a los contratos perfeccionados y no a los contratos ejecutados (causación), como fue reportado en años anteriores; por lo tanto los valores no son comparables. El criterio fue modificado porque se considera que es de mayor relevancia para los grupos de interés conocer los valores aceptados o adjudicados en la vigencia que se reporta y que son de impacto para los territorios en los que se tiene presencia.

En el indicador Recursos Financieros Destinados a Iniciativas Voluntarias que se presentan en los Grupos de interés Clientes y usuarios, Comunidad, Gente Grupo EPM y Proveedores y contratistas se mejoraron los criterios para el cálculo de personas beneficiadas y el valor en COP millones.

En Mitigación al cambio climático, se revisó el cálculo de emisiones fugitivas de metano y óxido nitroso en el tratamiento de aguas residuales en las plantas de tratamiento San Fernando y el Retiro y se corrigió el valor total de las emisiones fugitivas de 2014, pasando de 22,668 tCO2e a 25,966 tCO2e; lo cual afecta el valor total de las emisiones Alcance 1 (214,091 tCO2e a 217,388 tCO2e) y por ende el valor total de las emisiones de EPM en dicho período (de 331,174 tCO2e pasó a 334,471 tCO2e), relacionado con el indicador GRI G4-EN15: Emisiones directas de gases efecto invernadero (Alcance 1).

En las acciones del asunto complementario Entorno de trabajo se realizaron las siguientes modificaciones:

  • Para el año 2014 se ajustaron las cifras de rotación de los empleados en EPM, número de directivos y profesionales que conforman la planta de la filial Empresas Públicas de Oriente, el Índice de Lesiones Incapacitantes (ILI) reportado por la filial Aguas del Oriente Antioqueño, el valor y el número de personas beneficiadas con los programas de bienestar de la filial CHEC y el porcentaje de empleados con evaluación de desempeño en la filial EDEQ. El motivo de estos ajustes obedece principalmente a correcciones en los criterios de cálculo.

  • En lo correspondiente al año 2013, se reportó el número de Directivos que hacen parte de la planta de empleados de la filial CENS dado que en años anteriores no se había reportado esta información.

  • Por otra parte, para los años 2013 y 2014 se ajustaron las cifras correspondientes a la ejecución del Plan de Aprendizaje de la filial CHEC y el valor de los aportes de esta empresa para los jubilados y pensionados, así como también la composición de directivos por género y las cifras de capacitación en salud y seguridad en la filial ESSA. Esto se debió a las revisiones efectuadas por los equipos de trabajo que reportan la información de estas filiales.

Palabras Claves

AA1000, Agenda de desarrollo mundial, Criterios de priorización, Desarrollo humano sostenible, Empresa responsable, Estrategia empresarial, Impacto en los negocios, Insumos para definir materialidad, Materialidad, Materialidad Grupo EPM, Objetivos de Desarrollo Sostenible, Participación de los grupos de interés, Principios de relacionamiento, Riesgos, Sociedad, Sostenibilidad de los grupos de interés, Sostenibilidad empresarial.,